Conditions générales exposants

Le présent règlement a pour objet de définir les règles applicables à l’admission et à la participation des exposants à la Convention METZ FOR FICTION. Ce salon est organisé par l’association Académie de la Force, ci-après désignée «l’Organisateur» qui se réserve la possibilité de modifier ou compléter le présent règlement sans préavis, dans l’intérêt du respect de la sécurité des personnes et des biens. L’Organisateur en informera l’exposant par tous moyens appropriés.

Le présent règlement a un caractère général et il est, le cas échéant, complété par le règlement du lieu d’exposition. En signant leur demande d’inscription, les exposants en acceptent toutes les prescriptions ainsi que toutes celles que des circonstances particulières ou nouvelles imposeraient. Ils s’engagent, en outre, à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur, notamment la législation du travail. Affiché dans l’enceinte de la manifestation, le présent règlement est opposable aux visiteurs. La responsabilité de l’Organisateur ne peut être engagée lorsqu’il fait application des stipulations du présent règlement général.

La signature de la convention de participation constitue un engagement ferme. Seules les demandes entièrement remplies, signées et accompagnées d’un acompte de 50% des frais de participation seront prises en compte. En cas de désistement du fait de l’exposant, ce premier paiement partiel reste définitivement acquis à l’Organisateur. Tout retard de paiement et sans mise en demeure préalable entraînera des pénalités de retard égales à 5% sur le montant TTC et ce pour chaque jour de retard. Il appartient à l’exposant de s’assurer que le compte bancaire sur lequel les règlements sont émis soit correctement alimenté. Tout impayé entraînera la facturation d’un montant forfaitaire de 30 Euros TTC par rejet ou chèque impayé. En cas de retard de paiement, l’Organisateur peut demander à l’exposant de régler le solde de sa participation de manière immédiate sous peine de non participation à la manifestation. Les sommes d’ores déjà versés resteront la propriété de l’Organisateur au titre d’indemnité de résiliation de contrat en cas de refus. Le défaut de paiement du solde de la participation dans le délai fixé donne à l’Organisateur, sans mise en demeure préalable, le droit de retirer l’admission de l’exposant et/ou entraîne l’annulation de l’emplacement de celui-ci. Dans toutes ces hypothèses, le montant total de la facture est dû à l’Organisateur. L’Organisateur peut refuser une demande de participation sans avoir à motiver sa demande. Ne peuvent être admises à exposer au salon que les entreprises et associations régulièrement constituées La sous-location ou la cession à titre gratuit, à un tiers, de la totalité ou d’une partie d’un stand est interdite. A l’exclusion de tout autre, la demande d’admission s’effectue au moyen du formulaire officiel établi par l’Organisateur. Ni une demande de communication d’un formulaire d’inscription, ni son envoi. L’Organisateur instruit les demandes et statue sur les admissions. L’inscription ne devient effective qu’après sa confirmation écrite à L’exposant. L’Organisateur se réserve le droit de rejeter, à titre provisoire ou définitif, toute demande d’inscription qui ne satisferait pas aux conditions requises, soit en regard des stipulations du formulaire officiel d’inscription, soit de celles du règlement particulier de la manifestation, soit encore en considération de l’Ordre Public ou de la défense de certains intérêts protégés. Peuvent notamment constituer des motifs de rejet, définitif ou provisoire, la communication incomplète des renseignements requis, le défaut des versements ou garanties exigés par l’Organisateur, le non-respect d’obligations antérieures et notamment du présent Règlement Général, la non-adéquation du demandeur, de ses produits ou services, avec l’objet, l’esprit ou l’image de la manifestation, le redressement judiciaire de L’exposant, son état avéré de cessation des paiements, la non-obtention d’autorisations administratives ou judiciaires le cas échéant nécessaires à sa présence durant la manifestation, le risque d’une atteinte, par sa présence, aux intérêts protégés des consommateurs et de la jeunesse, et plus généralement à l’Ordre Public, à la tranquillité des autres exposants, à la sécurité et l’agrément des visiteurs.

L’exposant doit faire connaître à l’Organisateur tout élément ou tout événement, survenu ou révélé depuis son inscription, et de nature à justifier un réexamen de son admission en regard des articles et du présent règlement En outre, l’Organisateur se réserve le droit de demander, à tout moment, tout renseignement complémentaire en rapport avec ce qui précède et, le cas échéant, de réformer une décision d’admission prononcée sur des indications mensongères, erronées ou devenues inexactes. L’acompte versé demeure alors acquis à l’Organisateur. Le droit résultant de l’inscription est personnel et incessible. L’admission n’emporte aucun droit d’admissibilité pour une manifestation ultérieure.

Sauf dérogation accordée par l’Organisateur sur demande expresse de leur part, les groupements ne peuvent exposer sur des stands collectifs que si chaque entreprise, membre du groupement, a été admise individuellement et s’est engagée à payer les droits d’inscription.

Le désistement de l’exposant doit être communiqué par lettre recommandée avec accusé de réception. En cas d’annulation, les droits d’inscription restent acquis à l’Organisateur de la façon suivante : avant le 30 janvier 2024 : restitution de l’acompte ; entre le 1er février 2024 et le 30 avril 2024 : facturation de 50% du prix. Après le 1er mai 2024 : facturation de 100% du prix de la participation à titre de dommages et intérêts.

Les stands ou emplacements non utilisés à 10h00 le samedi 8 juin seront réputés ne pas devoir être occupés et l’Organisateur, pourra, de convention expresse, en disposer à son gré. Ce défaut d’occupation ouvrira à l’Organisateur le droit de facturer une indemnité de résiliation égale à l’intégralité de la surface réservée par le contrat et des prestations commandées.

L’Organisateur fixe les dates, le lieu et les horaires du Salon ainsi que le prix des stands, des entrées et la date de clôture des inscriptions. L’Organisateur se réserve le droit de reporter la manifestation et de changer les horaires indiqués notamment en cas de force majeure ou pour toute autre raison qui nécessiterait une telle modification. Chaque exposant en serait informé officiellement.

Le report de la manifestation ou le changement d’horaires ne peut pas justifier une annulation totale ou partielle de réservation de la part des exposants L’Organisateur est exonéré de toute responsabilité concernant les préjudices que pourraient subir les exposants. Les acomptes alors versés seront restitués aux exposants.

L’Organisateur établit le plan du salon et effectue la répartition des emplacements librement, en tenant compte, dans la mesure du possible, des désirs exprimés par l’exposant. La décision d’admission ou de répartition des stands ne pourra donner lieu à une quelconque indemnité. L’Organisateur tiendra notamment compte, dans le cadre des attributions, de la date de retour des dossiers. L’exposant ne pourra pas demander l’annulation ni son remboursement ni prétendre à aucune indemnité du fait d’une modification du plan et des emplacements. Sauf stipulation contraire, l’inscription ne confère aucun droit à la jouissance d’un emplacement déterminé. La participation à des manifestations antérieures ne crée, en faveur de l’exposant, aucun droit à un emplacement déterminé.

Dans la constitution des lots et l’attribution des emplacements, l’Organisateur s’efforce de tenir compte du souhait exprimé par les exposants, de la nature et de l’intérêt des articles ou services qu’ils se proposent de présenter, de la disposition du stand qu’ils envisagent d’installer. L’Organisateur se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu’il le jugera utile dans l’intérêt de la manifestation, la disposition des surfaces.

Les plans communiqués et la désignation des lots comportent, si le lieu de la manifestation s’y prête, des cotes aussi précises que possible. L’Organisateur ne peut être tenu responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement, non plus que des modifications intervenues dans l’environnement des stands (modification des stands voisins, reconfiguration des allées…) au fur et à mesure de l’enregistrement des inscriptions L’Organisateur communique aux exposants dans le contrat d’admission la surface d’exposition qui leur est impartie. Il appartient toutefois aux exposants de s’assurer de leur conformité avant l’aménagement. L’Organisateur ne peut être tenu responsable de différences légères qui pourraient être constatées entre les dimensions indiquées au contrat et les dimensions réelles de l’emplacement.

Il n’est pas admis qu’un exposant héberge une société non affiliée sur son stand sans l’accord préalable et écrit de l’Organisateur. Toute admission engage définitivement et irrévocablement son souscripteur qui s’engage à observer strictement les dispositions du présent règlement, ainsi que les règlements spéciaux qui lui seront adressés dans le dossier de l’exposant. Tout manquement à ces règlements par l’exposant peut entraîner son exclusion, sans que celui-ci ne puisse demander le remboursement des sommes versées ni d’indemnité de quelque nature que ce soit.

Les exposants s’engagent à ne présenter que des produits ou matériels conformes à la réglementation française, à ne procéder à aucune publicité susceptible d’induire en erreur ou de tromper le public et à ne commettre aucun acte de contrefaçon ou de concurrence déloyale. L’Organisateur peut à tout moment exiger que soient retirés immédiatement de l’exposition les objets litigieux. Le non-respect de ces obligations entraîne de plein droit l’exclusion temporaire ou définitive de la manifestation.

L’Organisateur peut interdire l’entrée de l’exposition à toute personne s’étant livrée à des actes préjudiciables à l’un des exposants ou au public. L’exposant est tenu de se conformer aux instructions de l’Organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises, notamment pour ce qui concerne la circulation des véhicules dans l’enceinte de la manifestation. Les exposants, ou leurs commettants, doivent avoir terminé leur installation aux dates et heures limites fixées par l’Organisateur, lesquelles dates et heures passées, aucun emballage, matériel, véhicule de transports, entrepreneurs extérieurs, ne pourront plus, sous quelque motif que ce soit et quelque dommageable que cela soit pour l’exposant, accéder, être maintenus, ou se maintenir sur le site de la manifestation.

L’installation des stands ne doit, en aucun cas, endommager ou modifier les installations permanentes du lieu d’exposition et elles ne doivent pas porter atteinte à la commodité ou à la sécurité des autres exposants et des visiteurs.

La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Les exposants prennent les emplacements dans l’état où ils les trouvent et doivent les laisser dans le même état. Toute détérioration causée par un exposant ou par ses installations, matériels ou marchandises est à la charge de cet exposant. L’Organisateur se réserve le droit de demander des modifications ou de supprimer une installation qui nuirait à l’aspect général du salon ou qui gênerait les exposants voisins ou la circulation générale ou qui ne serait pas conforme aux plans ou projets particuliers préalablement soumis. Les exposants se doivent de respecter le règlement de sécurité du Palais des Sports figurant dans le dossier technique. Le calendrier du montage et du démontage des stands est déterminé par l’Organisateur et communiqué à l’exposant à l’avance. En cas de non respect des opérations de démontage, l’Organisateur peut faire procéder au démontage, aux frais et aux risques de l’exposant. L’Organisateur, peut, après examen, exclure les produits ou services ne lui paraissant pas correspondre à l’objet du salon. Les produits ou services présentés sur les stands par les exposants doivent être conformes aux normes de sécurité en vigueur, notamment en matière de sécurité incendie. L’exposant doit s’assurer que tous les matériaux utilisés, y compris teintures et moquettes, sont conformes à la réglementation, l’Organisateur se réservant à tout moment le droit de faire enlever ou détruire tout matériel ou toute installation non conformes. L’exposant s’engage à rendre la surface qu’il a louée dans l’état de propreté dans lequel elle lui a été fournie. Dans le cas contraire, il lui sera facturé le nettoyage (enlèvement des déchets, terre, eau…) de son stand par l’Organisateur au prix de 10 Euros TTC par m² d’occupation. De même, si l’exposant venait à abîmer ou rendre les panneaux de séparation sales et/ou inutilisables, il serait redevable de 45 Euros TTC par panneau de 1 mètre rendu inutilisable ou sale. Pour rappel, l’utilisation de clou, d’agrafe, de scotch de double face ou même de pâte à fixe sur les panneaux en mélamine de votre stand est strictement interdite. Les raccordements électriques dans les stands sont de la compétence exclusive de l’Organisateur. L’exposant ne devra en aucun cas se raccorder dans le stand de son voisin, au risque de se voir facturer un boîtier électrique par l’Organisateur et il devra dans tous les cas assumer les dommages qui pourraient être causés à quelque personne et quelque objet que ce soit, résultant de son acte. L’exposant est responsable des branchements effectués sur son propre stand.

Le stand devra être occupé en permanence pendant les horaires d’ouverture, par une personne compétente. L’exposant doit avoir une attitude conforme aux intérêts généraux du salon notamment à l’égard des visiteurs et des autres participants Toute attitude nuisible au bon déroulement du salon pourra entraîner une mesure d’exclusion temporaire ou définitive par l’Organisateur en partie ou totalement. L’exposant doit veiller chaque jour à la propreté de son stand. La tenue des stands doit demeurer impeccable tout au long de la manifestation, le nettoyage de chaque stand, à la charge de l’exposant, devant être fait chaque jour et être achevé pour l’ouverture de la manifestation au public. L’exposant s’engage à ne pas démonter son stand avant la fermeture au public. Il est expressément interdit de céder, de sous-louer, d’échanger, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie de l’emplacement attribué par l’Organisateur.

L’exposant ne peut en aucun cas distribuer des tracts ou autres documents en dehors de son stand ni faire de la publicité pour une firme, marque, enseigne, etc. n’exposant pas sur la manifestation. Il est également interdit d’apposer des affiches en dehors de son stand et d’utiliser un matériel sonore pouvant gêner les stands voisins.

Les exposants qui envisagent des animations (musique, jeux, spectacles etc.) sur leur stand devront recueillir préalablement l’autorisation de l’Organisateur qui veillera à leur conformité avec l’esprit de la manifestation et à l’absence de nuisances sonores ou visuelles. Le non-respect de ces dispositions pourra entraîner, après avertissement, la coupure de l’électricité du stand de l’exposant concerné sans que celui-ci ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement de la part de l’Organisateur. L’exposant s’engage à obtenir toutes les autorisations nécessaires à l’animation musicale, et faire son affaire de tout paiement y afférent, notamment envers la Sacem.

Nul ne peut accéder à l’enceinte de la Convention sans être en possession d’un titre émis ou admis par l’Organisateur. Seules les invitations réalisées par l’Organisateur sont admises comme titres d’entrée. Si par exception un exposant souhaite réaliser une invitation aux couleurs de sa marque, il doit au préalable recueillir l’autorisation de l’Organisateur et lui soumettre son projet L’Organisateur se réserve le droit de refuser l’entrée ou d’expulser toute personne dont le comportement nuit à la tranquillité des visiteurs ou des exposants Des «laissez-passer exposant», ou badges, donnant droit d’accès à la manifestation sont, dans des conditions déterminées par l’organisateur, délivrés aux exposants La distribution et/ou la vente des invitations et des cartes spéciales émises par l’organisateur est strictement interdite dans l’enceinte et aux abords de la manifestation. La reproduction ou la vente de ces invitations et cartes spéciales seront passibles de poursuites judiciaires.

Les exposants sont tenus de respecter la réglementation en vigueur, notamment celle concernant la sécurité. Les machines en fonctionnement présentes sur les stands feront l’objet d’une déclaration auprès de l’Organisateur et devront être en conformité avec la réglementation en vigueur. Lors du passage de la Commission de sécurité, les aménagements de stand doivent être totalement achevés. La présence des exposants est obligatoire pour fournir les renseignements ou certificats demandés. L’Organisateur n’est pas responsable de toute demande de modification ordonnée par la Commission de sécurité.

L’Organisateur dispose du droit exclusif de rédaction, de publication et de diffusion du catalogue de la manifestation. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue seront fournis par les exposants sous leur responsabilité et, à peine de non-insertion, dans le délai fixé par l’Organisateur. L’exposant renonce expressément à tout recours contre l’Organisateur à raison de la diffusion, pour les besoins de la manifestation, en France et à l’étranger, par voie de télévision, vidéogramme ou tous autres supports (livres, plaquettes), de son image, de celle de son stand, de son enseigne, de sa marque, de son personnel, de ses produits ou services et il garantit l’Organisateur de tout recours de ses préposés, sous-traitants et cocontractants, s’engageant par avance à leur imposer la présente obligation.

L’Organisateur se réserve le droit exclusif de l’affichage dans l’enceinte abritant la manifestation. L’exposant ne peut donc utiliser, à l’intérieur de son stand seulement, que les affiches et enseignes de sa propre maison, à l’exclusion de toutes autres et ce dans les limites des prescriptions concernant la décoration générale. Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés, primes ou objets de toute nature, ne pourront être distribués par les exposants que sur leur stand. La distribution ou la vente de journaux, périodiques, prospectus, billets de tombola, insignes, bons de participation, même si elle a trait à une œuvre ou manifestation de bienfaisance, les enquêtes dites de sondage, sont interdites, dans le lieu de la manifestation et ses abords immédiats, sauf dérogation accordée par l’Organisateur. Toute publicité lumineuse ou sonore, et toutes animations, spectacles, ou démonstrations susceptibles de provoquer des attroupements dans les allées, doivent être soumis à l’agrément préalable de l’Organisateur qui pourra revenir sur l’autorisation éventuellement accordée, en cas de gêne apportée à la circulation ou à la tenue de la manifestation. Les exposants ne doivent en aucun cas obstruer les allées ou empiéter sur elles, sauf autorisation exceptionnelle, écrite et préalable de l’Organisateur. Les exposants doivent scrupuleusement veiller à informer loyalement le public sur les qualités, les prix, les conditions de vente et de garanties de leurs produits ou services de manière complète, objective et conforme à la réglementation. Ils ne doivent procéder à aucune publicité ou action quelconque susceptible d’induire en erreur ou de constituer une concurrence déloyale. Les exposants s’engagent à ne présenter que des produits, services ou matériels, conformes à la réglementation française ou européenne, sauf, le cas échéant, à ce qu’il soit clairement indiqué, au moyen d’un panonceau, leur non-homologation. Ils en assument l’entière responsabilité vis-à-vis des tiers, la responsabilité de l’Organisateur ne pouvant, en aucune façon, être engagée de leur fait.

Il appartiendra à chaque exposant d’accomplir, chaque fois que nécessaire, les formalités que requiert sa participation à la manifestation, notamment en regard de la réglementation du travail, en matière douanière pour les matériels ou produits en provenance de l’étranger, en matière d’hygiène pour les produits alimentaires ou les espèces animales. L’Organisateur ne pourra, à aucun moment, être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir à ce sujet.

L’Organisateur décline toute responsabilité concernant les dommages de toute nature pouvant survenir aux biens exposés pour toutes causes que ce soit. L’exposant a la garde des matériels et objets d’exposition pendant le salon, le montage et le démontage. Le fait que l’Organisateur ait son propre service de sécurité n’implique pas la responsabilité de celui-ci, quant à la garde de ces matériels et objets L’Organisateur et le Palais des Sports ne seront pas tenus responsables des pertes et dommages de quelque ordre que ce soit, subis par l’exposant, résultant d’un défaut du bâtiment, lequel serait occasionné par l’incendie, l’orage, la tempête, la foudre, le désordre civil, les attentats, la guerre, les actions syndicales, la grève ou le lock-out, les explosions, les accidents, les cas de force majeure, ou par toute autre cause échappant à leur contrôle. L’exposant ne pourra pas, de même, les tenir responsables si, dans des circonstances de ce genre, la Convention était dans l’impossibilité d’utiliser le bâtiment. L’exposant s’engage à faire couvrir par une assurance, pour la valeur totale de l’emplacement, le contenu de son emplacement ainsi que tous les équipements et matériels afférents. Les exposants doivent obligatoirement être couverts par une police d’assurance responsabilité civile. L’accès à l’emplacement pourra être refusé à tout exposant qui ne pourra justifier du paiement préalable des primes d’assurances qu’il aura prises pour couvrir sa responsabilité civile à raison des dommages causés aux tiers.

Les exposants s’engagent à se conformer aux dispositions indiquées dans le guide de l’exposant remis par l’Organisateur. L’exposant s’engage à respecter les législations en vigueur du droit du travail et s’interdit de recourir à des travailleurs non déclarés.

Les prises de vue par les visiteurs pourront être interdites par l’Organisateur.

La photographie de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des exposants.

L’Organisateur peut annuler ou reporter la manifestation en cas de force majeure. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, économiques, politiques, sanitaires ou sociales, à l’échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles, indépendantes de la volonté de l’Organisateur, qui rendent impossible l‘exécution de la manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes.

En cas de litige, la recherche d’une solution amiable sera privilégiée. À défaut d’accord entre les parties dans un délai raisonnable, les tribunaux du siège de l’Organisateur sont compétents. Quel qu’en soit le bien-fondé, les doléances d’un exposant à l’égard d’un autre exposant, ou de l’Organisateur, sont débattues à l’écart de la manifestation et ne doivent, en aucune façon, en troubler la tranquillité ou l’image. L’exposant et l’Organisateur s’interdisent expressément de saisir les Tribunaux avant d’avoir, au préalable, mis en œuvre une procédure de conciliation amiable.